Rechtsgutachten: Umlage von Monitoringkosten
Digitale Effizienzmaßnahmen bieten sowohl für Mietende als auch für Vermietende zahlreiche Vorteile. Sie reduzieren beispielsweise den Wartungsaufwand der technischen Gebäudeausrüstung, senken die Energiekosten und erhöhen den Wohnkomfort.
Obwohl die Einsparungen die Kosten schnell überschreiten, scheitert eine Umsetzung in der Praxis dennoch häufig an der Finanzierung. Der Grund: das sogenannte Mietenden-Vermietenden-Dilemma.
Während Wohnungsunternehmen die Investitionen für die Implementierung der Systeme tätigen müssen, profitieren vor allem die Mietenden von den finanziellen Vorteilen – in Form von gesenkten Nebenkosten. Zwar ermöglichen §§ 555b BGB und 559 BGB eine Umlage von 8 % der Investitionskosten auf die Jahreskaltmiete, doch gerade bei geringinvestiven Maßnahmen ist diese schon durch die damit verbundenen Bürokratiekosten und lange Refinanzierungsdauer unattraktiv.
Start-ups schaffen neue Spielräume für digitale Effizienzlösungen
Start-ups und junge Technologieunternehmen bieten der Wohnungswirtschaft einen vielversprechenden, sozialverträglichen Lösungsansatz: Statt auf klassische Einmalinvestitionen setzen sie auf Gebäudetechnologien als Service – zum Beispiel in Form einer kontinuierlichen Effizienzsicherung der Heizungsanlage. Hierbei wird der Zustand der Anlage laufend überwacht und bei Bedarf automatisch angepasst – verbunden mit regelmäßigen Zahlungen.
Unter bestimmten Voraussetzungen erlauben Heizkosten- und Betriebskostenverordnung die Umlage dieser Servicegebühren auf die Mietnebenkosten. So könnte das Finanzierungshemmnis gelöst werden: die laufenden Kosten werden rechtssicher verteilt während Mietende durch Effizienzsteigerungen, die die Service-Gebühren übersteigen finanziell entlastet werden. Ein vom KEDi beauftragtes Gutachten erläutert die rechtlichen Anforderungen an eine solche Umlage.
Mustersachverhalt: Wie sich digitale Effizienzmaßnahmen rechtssicher umlegen lassen
Ein Mustersachverhalt mit einem typischen städtischen Mehrfamilienhaus zeigt, unter welchen Bedingungen sich digitale Effizienzlösungen als umlagefähige Betriebskosten umsetzen lassen. Die Möglichkeit zur Umlage auf die Mietnebenkosten wurde für folgenden Maßnahmen geprüft:
- Kauf und Installation eines Energiemonitoring-Systems durch den Vermieter
- Energiemonitoring und Heizungsoptimierung als laufender Service
- Bereitstellung smarter Thermostate, mit und ohne Fähigkeit zum automatischen hydraulischen Abgleich als Service
- Wetterprognosebasierte Heizungssteuerung als Service
Wann sind digitale Effizienzmaßnahmen umlegbar?
Das vom KEDi beauftragte Gutachten zeigt: Digitales Heizungsmonitoring als Service mit regelmäßigen Zahlungen, ist auf die Nebenkosten umlegbar. Grundlage dafür sind § 7 Abs. 2 Heizkostenverordnung sowie § 2 Nr. 4 der Betriebskostenverordnung, die regelmäßig anfallende Kosten für „Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage“ abdecken.
Auch ergänzende digitale Maßnahmen wie eine Wetterprognosesteuerung oder smarte Thermostaten mit der Fähigkeit zum hydraulischem Abgleich sind umlagefähig auf die Mietnebenkosten, sofern sie als Service regelmäßig Kosten verursachen.
Das entscheidende Kriterium: Es muss ein unmittelbarer funktionaler Zusammenhang zwischen der Maßnahme und der (effizienten Steuerung) der zentralen Heizungsanlage bestehen.
Mehr zum Thema Umlage von Maßnahmen
- Studie: „Geschäftsmodelle für digitale Gebäudetechnologien“
- Themenseite Finanzierung digitaler Gebäudetechnologien
- Webinar zur Umlagefähigkeit von Monitoring-Systemen (Sommer 2025)
Worauf müssen Vermietende bei der rechtskonformen Betriebskostenumlage achten?
1. Wahrung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes
Gemäß §§ 556 Abs. 3 und 569 Abs. 5 BGB muss die Maßnahme in einem angemessenen Verhältnis von Kosten und Nutzen stehen. Das bedeutet: Die Effizienzmaßnahme muss nachweislich zur einer tatsächlichen Energieeinsparung führen. Ein einfaches Monitoring reicht hier nicht aus, es müssen konkrete Optimierungsmaßnahmen vorgenommen werden.
2. Vertragliche Grundlage im Mietvertrag
Es muss eine wirksame vertragliche Vereinbarung mit den Mietenden für die Übernahme der Betriebskosten insgesamt und neuer Betriebskostenpositionen existieren. Eine vertragliche Vereinbarung zur Übernahme der Betriebskosten durch die Mietenden ist heute in den meisten Mietverträgen Standard – inklusive einer Regelung für neue Betriebskostenpositionen. In der Regel genügt hier eine unspezifische Formulierung ohne Nennung einzelner Betriebskostenarten aus. Neue Betriebskostenpositionen sollten jedoch transparent angekündigt werden.
Checkliste: Umlegbarkeit auf die Nebenkosten
- Funktionaler Zusammenhang zur Heizungsanlage: Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Maßnahme und der (effizienten) Steuerung der zentralen Heizungsanlage.
- Laufendes Abrechnungsmodell: Die Maßnahme wird über ein Abo-Modell mit regelmäßigen Zahlungen finanziert.
- Wirtschaftlichkeit ist gegeben: Einsparungen durch Effizienzgewinne stehen in einem angemessenen Verhältnis zu den entstehenden Kosten.
- Vertragliche Grundlage im Mietverhältnis: Es besteht eine vertragliche Regelung mit den Mietenden für eine Übernahme der Betriebskosten.